Dagelijks verschijnen nieuwe aanbestedingen in de zorg. Voor zorgaanbieders bieden deze aanbestedingen en marktconsultaties mogelijkheden om bestaande activiteiten voort te zetten, nieuwe opdrachten te verkrijgen of hun dienstverlening uit te breiden. Maar hoe zorgt u ervoor dat interessante kansen niet onopgemerkt blijven? En minstens zo belangrijk: hoe bepaalt u of deelname aan een aanbesteding daadwerkelijk verstandig is?
Zorg Assist Management (ZAM) ondersteunt zorgaanbieders gedurende het gehele aanbestedingstraject: van het signaleren van passende opdrachten en het beoordelen van de haalbaarheid tot het voorbereiden van de inschrijving en het implementeren van de gemaakte afspraken na gunning.
Niet iedere aanbesteding is een kans
Gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars en andere opdrachtgevers stellen uiteenlopende eisen aan zorgaanbieders. Daarbij gaat het niet uitsluitend om de kwaliteit van de aangeboden zorg, maar ook om tarieven, personele capaciteit, financiële continuïteit, administratieve verplichtingen en de wijze waarop de dienstverlening wordt georganiseerd.
Voor zorgorganisaties is het daarom belangrijk om vooraf goed te beoordelen of een aanbesteding aansluit bij hun mogelijkheden en ambities.
Een nieuwe opdracht kan aantrekkelijk lijken, maar wanneer de gestelde eisen niet aansluiten bij de bedrijfsvoering of de tarieven onvoldoende ruimte bieden voor een verantwoorde uitvoering, kan deelname juist ongewenste risico’s met zich meebrengen.
Een succesvolle aanbesteding begint wat ons betreft dan ook met het maken van de juiste keuzes.
Aanbestedingen in de zorg: ZAM houdt de markt voor u in de gaten
Nieuwe marktconsultaties en aanbestedingen in de zorg worden gepubliceerd via TenderNed en verschillende andere inkoopplatforms. Het structureel volgen van deze publicaties vraagt tijd en aandacht. In de dagelijkse praktijk van een zorgorganisatie is die ruimte niet altijd beschikbaar.
ZAM kan deze werkzaamheden voor u verzorgen.
Wij starten met een vrijblijvend kennismakingsgesprek van ongeveer 30 minuten. Tijdens dit gesprek bespreken wij welke zorg en ondersteuning uw organisatie aanbiedt, in welke regio’s u actief bent en welke toekomstige ontwikkelingen of uitbreidingsplannen voor u relevant zijn.
Op basis daarvan richten wij onze monitoring in. Wanneer wij een mogelijk passende aanbesteding of marktconsultatie signaleren, informeren wij u hierover.
Zo beschikt u tijdig over relevante informatie en hoeft u niet zelf voortdurend de verschillende aanbestedingsplatforms te raadplegen.
Eerst een haalbaarheidsscan, daarna pas inschrijven
Wanneer een van de beschikbare aanbestedingen in de zorg uw interesse wekt, kan ZAM een eerste haalbaarheidsscan uitvoeren. Hiervoor reserveren wij doorgaans ongeveer twee uur.
Tijdens deze beoordeling kijken wij onder meer naar de geschiktheidseisen, uitsluitingsgronden, kwaliteitseisen, tarieven, contractvoorwaarden en verplichtingen die na een eventuele gunning van toepassing zijn.
Ook beoordelen wij of de gevraagde dienstverlening past binnen de bestaande organisatie en welke organisatorische of financiële gevolgen deelname kan hebben.
Op basis hiervan bespreken wij of inschrijven verstandig is en welke aandachtspunten eventueel eerst moeten worden opgelost.
Blijkt dat uw organisatie niet zelfstandig aan alle voorwaarden kan voldoen? Dan denken wij mee over alternatieven, bijvoorbeeld door samenwerking met andere zorgaanbieders of deelname als onderaannemer.
Het uitgangspunt is dat u vooraf weet waaraan u begint en welke verplichtingen een eventuele opdracht met zich meebrengt.
Begeleiding bij de volledige inschrijving
Bij aanbestedingen in de zorg komt vaak veel kijken. Wanneer gezamenlijk wordt besloten om deel te nemen, kan ZAM het volledige aanbestedingstraject begeleiden.
Wij ondersteunen bij het verzamelen en beoordelen van de benodigde documenten, het beantwoorden van kwaliteitsvragen, het formuleren van een onderscheidende inschrijving en het bewaken van de gestelde termijnen.
Daarbij besteden wij aandacht aan de samenhang tussen de gevraagde dienstverlening, de kwaliteitseisen en de wijze waarop uw organisatie deze in de praktijk uitvoert.
Een inschrijving moet niet alleen overtuigend zijn, maar vooral realistisch en aantoonbaar uitvoerbaar.
Het aanbestedingsinterview: de praktijk achter de inschrijving
Bij sommige aanbestedingen in de zorg maakt een interview of presentatie onderdeel uit van de beoordeling. Opdrachtgevers willen daarmee een beter beeld krijgen van de mensen achter de inschrijving en de wijze waarop zij de aangeboden dienstverlening daadwerkelijk vormgeven.
Een dergelijke beoordelingsvorm vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Niet alleen omdat medewerkers en bestuurders hun werkwijze overtuigend moeten kunnen toelichten, maar ook omdat de beoordeling transparant en objectief moet plaatsvinden.
Vooraf vastgestelde beoordelingscriteria, gelijke behandeling van inschrijvers en duidelijke spelregels zijn daarbij van belang.
ZAM helpt zorgaanbieders bij de voorbereiding van deze gesprekken. Wij beoordelen of de inhoud van de inschrijving aansluit bij de dagelijkse praktijk, bereiden mogelijke vragen voor en ondersteunen bij een duidelijke rolverdeling tussen de deelnemers.
Het gaat daarbij niet om het instuderen van een commercieel verhaal, maar om het geloofwaardig toelichten van de kwaliteit, deskundigheid en uitvoerbaarheid van de aangeboden zorg.
Lees meer over hoe u uw zorgorganisatie voorbereidt op inspecties en aanbestedingen in ons artikel ‘Hoe maakt u uw organisatie klaar voor inspecties en aanbestedingen?’.
Marktconsultaties: invloed uitoefenen voordat de aanbesteding begint
Naast gepubliceerde aanbestedingen verdienen ook marktconsultaties aandacht.
Tijdens een marktconsultatie vraagt een opdrachtgever de markt om mee te denken over toekomstige inkooptrajecten. Voor zorgaanbieders biedt dit de gelegenheid om praktijkervaringen te delen en aandacht te vragen voor onderwerpen zoals realistische tarieven, administratieve lasten, kwaliteitseisen en personele beschikbaarheid.
Juist in deze voorbereidende fase kunnen zorgorganisaties waardevolle informatie aanleveren over de uitvoerbaarheid van voorgenomen contractvoorwaarden.
ZAM ondersteunt bij het beoordelen van marktconsultaties, het voorbereiden van schriftelijke reacties en het deelnemen aan gesprekken met opdrachtgevers.
Na de gunning begint het pas
Een gegunde aanbesteding betekent niet dat het werk is afgerond. Integendeel: vanaf dat moment moeten de gemaakte afspraken daadwerkelijk worden nagekomen.
Nieuwe contracten kunnen gevolgen hebben voor de zorgadministratie, personele inzet, interne processen, kwaliteitsborging en financiële verantwoording.
ZAM ondersteunt zorgaanbieders bij het vertalen van contractuele afspraken naar de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarbij besteden wij onder meer aandacht aan de juiste toepassing van tarieven, naleving van kwaliteitseisen, rapportageverplichtingen en de inrichting van administratieve processen.
Ook wanneer een zorgorganisatie gebruikmaakt van onderaannemers, kunnen wij ondersteunen bij het bewaken van de gemaakte afspraken. Dit doen wij bijvoorbeeld door periodieke controles of audits uit te voeren op de verantwoording van geleverde zorg, de kwaliteit van de dossiervoering en de aanwezigheid en werking van het kwaliteitssysteem.
Hiermee helpen wij organisaties niet alleen bij het verkrijgen van nieuwe opdrachten, maar ook bij het verantwoord uitvoeren daarvan gedurende de gehele contractperiode.
Specialistische kennis zonder een interne aanbestedingsspecialist
Niet iedere zorgorganisatie beschikt over voldoende omvang of middelen om een eigen aanbestedingsspecialist in dienst te nemen. Toch is het belangrijk om tijdig te kunnen beschikken over deskundige ondersteuning.
Daarom biedt ZAM verschillende mogelijkheden.
Met een monitoringsabonnement houden wij de relevante aanbestedingsmarkt voor uw organisatie in de gaten. Wilt u uitsluitend ondersteuning wanneer een concrete aanbesteding zich aandient? Ook dat is mogelijk. In dat geval worden alleen de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden in rekening gebracht.
Wanneer wij gezamenlijk besluiten een aanbestedingstraject te starten, maken wij vooraf duidelijke afspraken over de werkzaamheden en begeleiden wij het traject tegen ons reguliere uurtarief.
Zo blijft onze ondersteuning afgestemd op de behoeften en mogelijkheden van uw organisatie.
Welke aanbestedingskansen liggen er voor uw organisatie?
Zorg Assist Management heeft ruime ervaring met aanbestedingen in de zorg. Wij kennen de ontwikkelingen binnen de Jeugdwet, Wmo, Wlz en Zorgverzekeringswet en ondersteunen zorgaanbieders bij uiteenlopende inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Daarbij kijken wij verder dan alleen het verkrijgen van een opdracht. Wij vinden het minstens zo belangrijk dat een nieuwe overeenkomst aansluit bij de mogelijkheden van de organisatie en dat de gemaakte afspraken ook op langere termijn kunnen worden nagekomen.
Wilt u weten welke aanbestedingen in de zorg voor uw organisatie interessant kunnen zijn?
Neem vrijblijvend contact met ons op voor een kennismakingsgesprek van ongeveer 30 minuten. Wij bespreken graag welke aanbestedingen in de zorg interessant kunnen zijn voor uw organisatie en hoe wij u daarbij kunnen ondersteunen.
Zorg Assist Management
Telefoon: 085 444 4970
Website: www.zam.nu
Wij zijn Zorg Assist Management en ondersteunen zorg- & welzijnsorganisaties bij: aanbesteden, kwaliteit, IGJ inspectierapporten, beleid & strategie, detacheren op management niveau, zorg-administratie & indiceren, externe vertrouwenspersonen en bij het vinden & aanvragen van subsidies. Nieuwsgierig naar ons? Bel of mail ons en wij maken graag een vrijblijvende afspraak, om wederzijds te bespreken wat wij voor elkaar kunnen betekenen: 085 444 4970 / info@zam.nu
