Voor veel zorgorganisaties is berichtenverkeer nog steeds een proces dat “erbij” wordt gedaan.
Tot het misgaat.
Afgekeurde berichten. Vertraging in declaraties. Toenemende werkdruk. En steeds vaker: vragen van gemeenten over de juistheid van je registratie.
De realiteit is simpel: zonder grip op je zorgadministratie, neem je financiële én compliance-risico’s.
Berichtenverkeer bepaalt je omzet en je risico
Wat je registreert, bepaalt wat je declareert.
En wat je declareert, moet je kunnen verantwoorden.
Dat klinkt logisch. Maar in de praktijk zien we dat registratie en declaratie niet altijd 1-op-1 aansluiten, de controles vooral achteraf plaatsvinden en eigenaarschap ontbreekt. En juist daar zit het risico.
Gemeenten en zorgkantoren kijken steeds kritischer mee. Niet alleen naar productie, maar ook naar hoe die tot stand komt.
Indirecte uren: klein detail, groot risico
Een onderwerp dat in 2026 nadrukkelijker op de agenda staat: indirecte uren. Denk hierbij o.a. aan: administratie, overleg, reistijd afstemming met ketenpartners.
In veel organisaties worden deze uren niet eenduidig geregistreerd, verschillend geïnterpreteerd, of onbewust onjuist toegewezen.
En dat is precies waar controles zich steeds vaker op richten, want indirecte tijd is lastiger te toetsen en daarmee gevoeliger voor fouten én misbruik.
Gemeenten gaan zorgadministratie intensiever controleren
De trend is duidelijk: gemeenten voeren hun controles op.
Waar eerder steekproefsgewijs werd gekeken, zien we nu:
- gerichtere data-analyses
- diepgaandere dossiercontroles
- meer focus op afwijkingen en patronen
Vooral de combinaties van hoge indirecte tijd, afwijkende productiviteit en inconsistente registraties vallen sneller op. En dat leidt tot terugvorderingen, correcties op declaraties, of in ernstige gevallen: fraudeonderzoeken.
Lees ook: Gemeenten krijgen meer inzicht met ZoZ
De grens tussen fout en fraude wordt dunner
Veel organisaties denken: “bij ons is geen sprake van fraude.”
Maar daar zit precies het probleem. De grens tussen onjuiste registratie, structurele fouten en verwijtbaar handelen wordt steeds kleiner, zeker wanneer.
- processen niet eenduidig zijn ingericht;
- medewerkers verschillende werkwijzen hanteren;
- en controles intern onvoldoende zijn geborgd. Wat begint als een administratieve onnauwkeurigheid, kan uitgroeien tot een serieus compliance-issue.
De echte kosten van onvoldoende grip
De impact hiervan wordt vaak onderschat.
Het gaat niet alleen om correcties achteraf, maar ook om reputatieschade, verhoogde auditdruk, interne onrust en verlies van vertrouwen bij gemeenten.
Ook financieel zijn de gevolgen voelbaar door vertraagde of afgekeurde declaraties, terugbetalingen en extra inzet van personeel voor herstel.
Kortom: de kosten lopen snel op.
In control zijn is geen luxe meer
Organisaties die dit goed op orde hebben, doen een aantal dingen structureel anders:
1. Eenduidige registratie van directe én indirecte uren
Geen interpretatieverschillen, maar duidelijke kaders.
2. Continue controle op datakwaliteit
Afwijkingen worden vroeg gesignaleerd, niet pas bij een audit.
3. Volledige herleidbaarheid
Elke declaratie is onderbouwd en uitlegbaar.
4. Ketenregie op het hele proces
Van registratie tot en met facturatie: één lijn, één verantwoordelijkheid.
Waarom steeds meer organisaties kiezen voor ondersteuning
De combinatie van toenemende complexiteit, strengere controles en schaarste aan ervaren personeel maakt dat steeds meer zorgorganisaties hun zorgadministratie anders organiseren. Niet ad hoc, maar structureel, met als doel risico’s beheersen, kwaliteit verhogen en rust creëren in de organisatie.
De meerwaarde is direct zichtbaar met minder uitval, betere voorspelbaarheid van omzet en aantoonbare compliance.
En misschien wel het belangrijkste: zekerheid richting gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren.
Van kwetsbaar naar aantoonbaar in control
Wat we vaak zien bij organisaties die hiermee aan de slag gaan, dat ze transformeren van versnipperde werkwijzen, onduidelijke registratieafspraken naar reactieve controles naar gestandaardiseerde processen, heldere richtlijnen voor indirecte uren en structurele kwaliteitsbewaking. Men is daardoor niet alleen beter georganiseerd, maar ook aantoonbaar in control.
De vraag die je nu moet stellen
De ontwikkelingen zijn helder. Meer controle. Minder foutmarge. Grotere risico’s.
De vraag is niet of jouw organisatie hiermee te maken krijgt.
De vraag is: kun jij vandaag onderbouwen dat jouw registratie, inclusief indirecte uren, klopt?
Als het antwoord daarop niet volmondig “ja” is, dan weet je waar de uitdaging ligt.
Tijd om het goed te organiseren
Vooroplopen in 2026 betekent nu keuzes maken. Niet wachten tot een controle of correctie, maar je processen zo inrichten dat je problemen voorkomt. Want grip op je zorgadministratie is geen administratieve luxe meer. Het is een voorwaarde voor continuïteit.
ZAM ondersteunt zorgaanbieders bij het creëren van dat inzicht en het versterken van hun positie richting gemeenten, middels ondersteuning bij zorgadministratie en tot voorbereiding op toezicht en contractering.
Meer weten over wat dit concreet voor jouw organisatie betekent? Neem contact met ons op.
Wij zijn Zorg Assist Management en ondersteunen zorg- & welzijnsorganisaties bij: aanbesteden, kwaliteit, IGJ inspectierapporten, beleid & strategie, detacheren op management niveau, zorgadministratie & indiceren, externe vertrouwenspersonen en bij het vinden & aanvragen van subsidies. Nieuwsgierig naar ons? Bel of mail ons en wij maken graag een vrijblijvende afspraak, om wederzijds te bespreken wat wij voor elkaar kunnen betekenen: 085 444 4970 / info@zam.nu
Bronnen: Blog
